青志辦〔2011〕24號
西寧市、各自治州、海東行署地方志辦公室，省委、省政府各部門，省紀(jì)委、省人大、省政協(xié)辦公廳，省法院、省檢察院，省軍區(qū)、省武警總隊，各群體團體、新聞單位，各民主黨派地方志辦公室、各企業(yè)：
為保證青海省第二輪地方志書編纂工作有序進行，規(guī)范資料收集、整理、保管和長編工作，提高志書編纂質(zhì)量，根據(jù)國家、省有關(guān)地方志工作的規(guī)定，結(jié)合工作實際，擬定《青海省地方志重視和加強資料工作及編輯資料長編若干規(guī)定》，現(xiàn)予以發(fā)，請遵照執(zhí)行。
青海省地方志辦公室
二〇一 一年十月二十日
青海省地方志重視和加強資料工作及編輯資料長編若干規(guī)定
為了重視和加強全省二輪修志中的資料收集、整理、保管和編輯資料長編工作，特制定本規(guī)定：
第一條 資料的地位。資料是志書的生命線。《地方志工作條例》關(guān)于 “地方志書，是指全面系統(tǒng)地記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟、文化和社會的歷史與現(xiàn)狀的資料性文獻”的規(guī)定，表明了資料是志書的基礎(chǔ)，資料性是志書的本質(zhì)屬性。志書的資料性既包含資料含量的多少，也包括資料的系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確程度，資料工作貫穿于志書編纂的始末，決定著修志工作的質(zhì)量及成敗，應(yīng)予高度重視。
第二條 資料來源。志書資料來源主要有四個方面：
1.文字資料。包括檔案、統(tǒng)計報表、圖書、譜牒、文件、法規(guī)、會議記錄、章程、總結(jié)、論文、調(diào)查報告、簡報等，是志書資料的主要來源。
2.音像網(wǎng)絡(luò)資料。包括照片、光盤、錄音帶、錄像帶、網(wǎng)絡(luò)資料等。
3.實物資料。是指具有歷史價值的實物，包括重要遺址、遺跡、遺物、紀(jì)念設(shè)施、基礎(chǔ)設(shè)施、文物、地圖、照片、書信、日記、獎狀、證章、票據(jù)等。
4.口碑資料。又稱“活”資料，包括回憶錄、歷史見聞、民歌、民謠、諺語、方言、曲藝、民間故事、逸聞軼事、口傳文學(xué)與藝術(shù)等。
第三條 資料要求。資料是志書的基礎(chǔ)，應(yīng)達到以下基本要求：
1. 真實、準(zhǔn)確。
（1）經(jīng)過鑒別、考證、核實，時間、地點、人物（單位）、事實、數(shù)據(jù)等準(zhǔn)確。
（2）對有歧義但不可或缺的資料，可多說并存。
2. 全面、系統(tǒng)。
（1）自然、政治、經(jīng)濟、文化、社會、人物等方面的資料齊全。
（2）反映事物發(fā)生、發(fā)展過程的資料連貫、系統(tǒng)。
（3）人、事、物，時間、地點、經(jīng)過、結(jié)果等要素齊備。
3.具有代表性、權(quán)威性。注重使用原始資料和確鑿資料。
第四條 資料收集范圍。志書編纂的過程，是搜集、整理、考證資料的過程。搜集資料的范圍：
1.時間范圍。指志書的上下限時間。關(guān)于斷限時間，志書有一個特許原則：即考慮到事物記述的完整性，對一些確有必要突破上限或下限時間記述的事物也允許將記述時間適當(dāng)上溯或下延。
2.空間范圍。是指志書記述的地域范圍，如省志是記述一省行政區(qū)域范圍內(nèi)的各種事物，搜集資料就要在全省而不是個別地市的地域范圍。
3.專業(yè)范圍。省志各分志都有自己特定的記述對象，搜集資料時要站在志書記述對象全局的角度和高度。由于職能交叉，承編單位要打破部門界限搜集與自己承編志書相關(guān)的資料，不能只搜集本部門職能范圍內(nèi)的資料，有關(guān)承編單位應(yīng)配合支持，幫助搜集提供。
第五條 資料重點。資料要博采精收。第二輪修志應(yīng)精收以下方面的資料：
1.反映中共十一屆三中全會后，改革開放、經(jīng)濟建設(shè)、政治建設(shè)、文化建設(shè)、社會建設(shè)、生態(tài)建設(shè)、黨的建設(shè)、經(jīng)濟體制和政治體制改革等情況及其所產(chǎn)生的新面貌、新成就的資料。
2.體現(xiàn)社會主義新風(fēng)尚、新道德的資料。
3.突出時代、地方、專業(yè)、民族等特色的資料。
4.說明事物發(fā)展變化因果關(guān)系的資料。
5.含有高新技術(shù)生產(chǎn)、科研的資料（不得與保密規(guī)定相沖突）。
6.有為前志正誤作用的資料。
7.有補前志未涉及或斷缺的資料。
8.有入志價值的實物資料和口碑資料。
第六條 資料鑒別。考證鑒別資料的方法主要有五種：
1.書證：將有關(guān)同一事物的不同記載進行對照比較，以文字資料印證鑒別文字資料，以求得準(zhǔn)確或接近準(zhǔn)確的結(jié)論。
2.物證：以實物資料來驗證文字資料或口述資料。這種方法運用較多，一般比較可靠。
3.人證：以口述資料或當(dāng)事人、知情者（包括熟悉本行業(yè)或本事件的專家、學(xué)者和領(lǐng)導(dǎo)干部）或見證人來考證、鑒別文字資料。由于人的記憶存在偏差和主觀性，不能輕率地用口述資料否定文字資料。這種方法應(yīng)謹(jǐn)慎，注意使用多數(shù)人的口碑資料，不能用一人的口述資料輕易否定文字資料或多數(shù)人認(rèn)同的口碑資料?？谑鲑Y料應(yīng)與其他相關(guān)資料印證使用。
4.理證：即以個人學(xué)識和邏輯推理的方法辨別資料的真?zhèn)?，一般在缺乏佐證的情況下使用。
5.排比對證：即對有關(guān)同一問題的各種資料進行相互對照比較，發(fā)現(xiàn)矛盾，深入研究，本著實事求是的原則，多方求證取證，在占有豐富資料的基礎(chǔ)上，將記載同一時間、同一地點的同一事物的各種資料集中在一起相互分析研究，辨別真?zhèn)巍?
第七條 矛盾資料處理。在各種資料之間發(fā)生矛盾時，一般可按以下原則處理：
1. 檔案資料和圖書資料有矛盾時，應(yīng)以檔案資料為準(zhǔn)。
2.內(nèi)部資料和外部宣傳報道有矛盾時，應(yīng)以內(nèi)部資料為準(zhǔn)。
3.親身經(jīng)歷者的口述資料和旁證者的資料有矛盾時，應(yīng)以親身經(jīng)歷者資料為準(zhǔn)。
4.當(dāng)事人的資料和參與者的資料有矛盾時，應(yīng)以當(dāng)事人的資料為準(zhǔn)。
5.距歷史事件時間、地點近者資料與遠者資料有矛盾時，應(yīng)以近者為準(zhǔn)。
6.法定的統(tǒng)計資料或政府授權(quán)發(fā)布的統(tǒng)計資料與其他渠道獲得的統(tǒng)計資料有矛盾時，應(yīng)以法定的統(tǒng)計資料或政府授權(quán)發(fā)布的統(tǒng)計資料為準(zhǔn)。
第八條 資料整理。使用涉密資料，注明密級，并按保密規(guī)定處理。資料整理是資料工作的一部分，主要有三個環(huán)節(jié)：
1. 編號登記。可按篇章節(jié)目序號統(tǒng)一編號，登記內(nèi)容：
（1）資料來源、資料名稱、資料性質(zhì)、資料內(nèi)容簡介。
（2）登記整理結(jié)果，如材料重復(fù)情況，與其他同一資料有無出入，內(nèi)容參考價值大小等。
2.填寫資料卡片。建立資料加工卡，要求做到及時、分類、一事一卡或一事幾卡。要求做到“五要”、“四不”、“三注意”。
（1）五要，即取舍要合理，意思要完整，抄寫要標(biāo)準(zhǔn)，字跡要清楚，要用鋼筆填寫。
（2）四不，即不改變原文，不涂改，不漏抄，不濫用簡化字。
（3）三注意，即注意斷節(jié)摘抄用省略號，不把一個完整的記述摘抄得支離破碎，抄后校對原文。
3.立卷保存。無論是從什么渠道搜集來的資料，都一律歸類立卷保存，運用時便可直接獲得某一類事物的全部資料。
（1）資料整理應(yīng)從有利于保管和利用的角度去考慮，對通過建卡歸類的大量資料必須仔細核對，分章立卷。資料立卷不能跨章，也就是一卷一章，不能數(shù)章一卷，但一章資料過多時則可立數(shù)卷，并按時序編號。
（2）各卷資料均要在卷面附上本卷資料目錄，內(nèi)容包括登記流水號，資料名稱（這兩項與登記薄一致），另外再加上分類順序號，即指該資料在本卷資料中的分類順序號。
（3）圖照音像資料可按照文字資料類別歸類，分別裝訂到相應(yīng)的文字資料類別中，無須另行造冊，以便使用。
（一）《* * *志》文字資料摘錄卡
第 頁，共頁 分類號 資料類別 資料性質(zhì) 資料標(biāo)題（原題、自擬） 名稱 年 月 日 卷（期、版） 第 頁 作者 藏所 摘錄方式 摘錄人 摘錄時間 |
內(nèi)容摘要： |
（二）《* * *志》口碑資料采訪記錄卡
第頁，共頁 分類號 資料類別 采訪主題 被采訪人 性別 年齡 學(xué)歷 職務(wù)（職業(yè)） 被采訪人 單位 住址 被采訪人 簽名 采訪人 采訪時間 采訪地點 |
內(nèi)容摘錄 ： |
（三）《* * *志》電子文本資料下載卡
第 頁，共頁 分類號 資料類別 資料性質(zhì) 資料標(biāo)題（原題、自擬） 網(wǎng)點名稱 網(wǎng)點類別 欄目 上傳（儲存）時間 作者 下載摘錄方式 下載摘錄人 下載摘錄時間 |
內(nèi)容摘要： |
制卡規(guī)格：
1、卡頭用5號楷體；
2、A4紙打印，小4號宋體，行距20磅。制卡時注意最好“一事一卡”，可能摘錄不下“一事”時，可印制續(xù)頁。續(xù)頁在前表所示基礎(chǔ)上保留卡名，將右上角“第 頁，共 頁”改為“續(xù) 頁，共 頁”，同時刪掉卡頭五行內(nèi)容即可。
第九條 資料保管。地方志書資料保管工作，是指對地方志書編纂過程中產(chǎn)生的所有資料，按防止自然損壞、避免人為流失、方便人們使用等要求，由專人按照一定規(guī)范要求整理管理的工作。地方志書資料保管工作貫穿資料工作始終。搜集階段的資料登記、整理階段的分類立卷歸檔，是資料保管工作的重要組成部分。
1. 資料保管工作的對象：
（1）地情資料。客觀反映、記錄本行政區(qū)域內(nèi)自然、政治、經(jīng)濟、文化和社會的歷史與現(xiàn)狀的信息載體，形式包括文字資料、口述資料、圖表資料、音像資料和實物資料等。
（2）修志工作檔案。在志書編纂過程中形成的包括修志機構(gòu)和人員資料、修志工作方案或規(guī)劃、修志篇目、修志文件和簡報、工作總結(jié)、會議和活動資料以及各區(qū)縣、各承編單位在工作中形成的與修志相關(guān)的其他材料。
（3）階段性成果。編纂過程中形成的資料卡、資料長編、志書初稿、送審稿、終審稿等。
2.資料保管的方法：
（1）明確職責(zé)。各承編單位負(fù)責(zé)收集、保管所承擔(dān)編纂志書的資料。
（2）健全保管制度。修志單位應(yīng)當(dāng)有《志書資料工作管理規(guī)定》。配備專職資料工作人員和保管資料的專門設(shè)備，建立保管資料的各種規(guī)章制度，是資料保管工作的基本條件。
3.不同類型資料的保管要求：
（1）所有文、圖資料要及時整理，做到保存規(guī)范，完整有序，不缺不漏。
（2）各類資料中的文字，要內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，收錄時重記載略評議，整理時對其中的人物、年代、數(shù)據(jù)要核實無誤。報告、總結(jié)、重要指示、講話、訪談記錄及表格等要注明來源，標(biāo)明時間。照片、圖表、實物等要附有詳細說明文字。
（3）錄音、錄像、光盤、數(shù)碼存儲產(chǎn)品等形式的資料要完整、清晰，可復(fù)制，可使用，外包裝要準(zhǔn)確清楚標(biāo)明編號、主題詞、簡介、時間、人物等要項。
（4）資料工作人員既是原始資料的搜集人、使用人，也是原始資料的保管人。完成資料工作任務(wù)后，他們是這些原始資料、初加工資料的移交人。因此，資料保管工作必須從資料搜集階段開始，實行“誰搜集、誰保管、誰移交”的資料保管工作模式。
（5）按方便使用的原則管理資料。地方志書資料除了用作存史，更多用于當(dāng)代地情研究。資料保管和利用工作需要統(tǒng)籌考慮。不能因強調(diào)保護資料而妨礙資料的使用，也不能遷就一時方便而不顧及資料的保護。在提供方便使用的各項服務(wù)時，要建立資料管理工作的各項制度和技術(shù)措施，防止資料丟失。
第十條 資料長編格式。資料必須編纂成資料長編。資料長編既是編纂志書的基礎(chǔ)性資料，又是審稿時需提供的備查資料。資料長編一事一條，注明資料來源。資料長編的一般編排順序（基本形式）如下：
1.資料長編編號，由資料長編代碼和事條順序號構(gòu)成。資料長編代碼用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，用連字符連接，依次表示分卷、篇、章、節(jié)、目順序，如“6-2-1-1-1”表示第六卷第二篇第一章第一節(jié)第一目。事條順序號連排于代碼之后，用連字符連接。
2.事條標(biāo)題，由編輯者根據(jù)具體內(nèi)容及所屬門類擬訂，做到題文相符，簡潔明了。
3.資料長編正文（含資料說明）。
4.資料來源。
5.資料長編編輯者，包括資料長編編輯人或編輯單位名稱。
6.資料長編編輯時間。
第十一條 資料長編類型。資料長編采用匯編型、纂輯型和撰述型三種，二輪志書一般采用匯編型即可。匯編型資料長編是輯錄與本門類事物相關(guān)的資料。重要文獻資料，可全文收入。凡節(jié)錄、剪裁原始資料，必須保持資料內(nèi)容的原始面貌，不得修改。段落內(nèi)容有刪節(jié)的，應(yīng)在刪節(jié)處加刪節(jié)號[……]。
第十二條 資料標(biāo)引。資料來源標(biāo)注規(guī)范、明確。標(biāo)注單位、文件、圖書、報刊等名稱，使用全稱或規(guī)范簡稱。文件名、書名、報刊名，均使用書名號《》。資料引用著錄格式參照國家標(biāo)準(zhǔn)《文后參考文獻著錄規(guī)則》（2005年）。
1.引用文獻資料。其中，著作的著錄格式為：作者、書名、出版地、出版單位、出版日期、版次、卷（冊）號（期號）、頁碼，如“司馬光編著：《資治通鑒》，北京：中華書局，1956年6月第1版，第724頁”。
2.引用文書檔案資料。其中，文件著錄格式為：發(fā)文單位、文種、文號、密級、文件標(biāo)題、發(fā)文日期，如：“國務(wù)院辦公廳，國辦函[2010]17號，《國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)玉樹地震災(zāi)后重建總體規(guī)劃的通知》，2010年6月9日發(fā)”。
3.引用報刊資料。著錄格式為：作者、文章標(biāo)題、報刊名、刊發(fā)時間、版次，如“張利鋒：《中國西部第一房車營地落戶青海湖》，《青海日報》2011年10月12日，第1版” ；“黃留珠：《中國古代的幾種儲才形式》，載《人文雜志》1987年第1期，第9頁”。
4.引用網(wǎng)絡(luò)資料。著錄格式為：作者（或署名），文章名稱，網(wǎng)頁地址、日期，屬于特定欄目的要注明欄目名。
5.引用圖片資料，包括圖片標(biāo)題，作者，拍攝時間、地點、圖注。
6.引用口碑資料。著錄格式為：被采訪人單位和姓名、采訪主題、采訪時間、采訪地點、采訪人。
附件：資料長編格式.doc
